Ütopya firmasının sekreteri, İngiltere, Avustralya Hava Kuvvetleri ve İtalya’ya gönderilen teklif mektuplarından birine fiyat yazarken yanlışlıkla bir sıfırı unutmuştur. Böylece 700 milyon dolar değerindeki nakliye uçağı, 70 milyon dolara satılmıştır. Dünya çapında üne sahip nakliye ve savaş uçak üreticisi olan Ütopya firmasının, 700 milyon dolar ederindeki Hercule isimli nakliye uçağını, sekreter, müdür ve genel müdür dikkatsizliği nedeniyle 70 milyon dolara satmak zorunda kalmıştır. Firmadaki bu durumu fark edemeyen üç müdür de mektubu sıralı biçimde imzalayarak onay vermiştir. 630 milyon dolarlık indirimli biçimdeki bu mektubu da alan ülke, fiyat hanesindeki bir sıfırın yazılmadığını fark ettiği halde siparişi vermiştir. Sipariş geldiğinde 630 milyon dolarlık hatayı gören Ütopya firması, durumu düzeltmek için çabalamış ama başarılı olamamıştır. 70 milyon dolar olarak sipariş gönderen ülke, teklif mektubundaki yazılı olan fiyat esas alınarak teklifin kabul dildiğini beyan ederek firmanın hatasını kabul etmediğini bildirmiştir (Küçük, 2012). Teklif mektubunun hazırlanışındaki dikkatsizliğin tüm sorumluluğu bir kişiye yüklenemez elbette. Burada sekreter işinin önemini idrak edememiş olabilir lakin sıralı müdürler de bir önceki kişiye güvenerek işini gereği gibi yapmadan başkasına güvenerek imza atmıştır. Oysa üç çalışan kendi işini de başka gözle kontrol ettiğinde olası tehlike fark edilecektir. Ayrıca birinci kişinin gözünden kaçan ikinci de düzeltilecektir. Böyle bir hata üç kişiden de geçemeyecektir.
Bu olay tam bir kontrol zafiyeti, operasyonel risk ve finansal kayıp vakasıdır. Risk gerçekleşmiş ve finansal kayıp oluşmuştur.
1.RİSK TÜRÜ ANALİZİ
Operasyonel Risk: İnsan hatası sebep olmuştur.
Finansal Risk: 630 milyon USD potansiyel gelir kaybı yaşanmıştır.
İtibar Riski: Savunma sektöründe güven kaybı oluşmuştur.
Hukuki Risk: Teklif bağlayıcılığı nedeniyle sözleşme ihtilafı yaşanmıştır.
İç Kontrol Zafiyeti: Teklif onay mekanizması eksikliği görülmüştür.
2. KÖK NEDEN ANALİZİ
A. Tek Kişi Kontrolü: Fiyat teklifinin ikinci bir göz tarafından kontrol edilmemesidir.
B. Otomasyon Eksikliği: Manuel yazım olması ve sistemsel doğrulamanın bulunmaması büyük eksikliktir.
C. Onay Süreci Eksikliği: CFO / Finans Direktörü imza zinciri var mı? Var ise neden kullanılmadı?
D. Fiyat Doğrulama Alarmı Yok: 700M → 70M gibi anormal sapmaları yakalayacak threshold kontrolü yok.
3. RİSK ETKİ MATRİSİ
Bu risk “düşük olasılık ama yıkıcı etki” kategorisinde.
4. İÇ KONTROL ZAYIFLIĞI
Bu olay şunu gösterir: Görevlerin Ayrılığı önemsenmemiş (Segregation of Duties).
Çift kontrol mekanizması işletilmemiş (Dual Control).
Sevk öncesi inceleme yapılmamış (Pre-Dispatch Review).
ERP doğrulama kontrolü yok (ERP validation).
Bu bir iç kontrol eksikliğidir (Internal Control Failure).
5.MALİ ETKİ ANALİZİ
Gerçek satış fiyatı: 70M
Planlanan fiyat: 700M
Potansiyel kayıp: 630M USD
Ancak: Sözleşme iptal edilebilir mi?
“Bariz hata” savunması yapılabilir mi?
Teklif hukuken bağlayıcı mı?
Bunlar hukuki analiz gerektirir.
6.ÖNLEYİCİ KONTROL ÖNERİLERİ
Çift imza zorunluluğu,
ERP otomatik fiyat doğrulama,
Threshold alarm sistemi (±%10 sapma uyarısı),
Fiyat hücrelerinin kilitlenmesi,
Teklif öncesi finansal onay check-listi,
Otomatik PDF üretim sistemi,
7.RİSK DERECELENDİRMESİ
Bu olay: “Yüksek etki – düşük frekans – kritik kontrol açığı”
Savunma sanayi gibi yüksek hacimli kontratlarda bu tür riskler “Felaket Niteliğinde Finansal Risk” (Catastrophic Financial Exposure) kategorisindedir.
Denetim Perspektifinden Kanaat
Bu olay bireysel hata gibi görünse de, esas sorun sistemsel kontrol eksikliğidir. İyi tasarlanmış iç kontrol ortamında tek sıfır hatası gerçekleşmez. Kurumsal kaynak planlamanın otomatik doğrulama pek çok hatanın önüne geçer.
