Maliyetin çok düşük olduğunun düşünüldüğü tekliflere aşırı düşük teklif savunması hazırlamak gerekebilir. Bu tekliflerin geçerliliğini kanıtlamak için hazırlanan savunma profesyonel olmalıdır. Aşırı düşük teklif savunması içeriğinde şunlara dikkat edilmelidir:
- Aşırı düşük teklif savunması hazırlarken maliyet hesaplarının doğruluğu ve mevzuata uygunluk ön planda olmalıdır. İhaledeki her maliyet kalemi ayrıntılı olarak analiz edilmelidir. Bu maliyetler şeffaf bir şekilde dosyada gösterilmelidir.
- Maliyet kalemlerinin piyasa fiyatıyla uyumluluğunu doğrulayan belgeler aşırı düşük teklif savunmasına eklenmelidir. Gerekirse tedarikçilerden alınan fiyat teklifleri belgelerle desteklenmelidir.
- Proje süreci detaylı bir şekilde iş planında gösterilmelidir. Hangi aşamalarda hangi kaynaklara gerek duyulduğu, iş gücü dağılımı ve zaman çizelgesi dosyaya eklenmelidir.
- Maliyet optimizasyonunu gösterirken güvenilirliğin sarsılmaması için açık, net ve anlaşılır belgeler sunulmalıdır.
- Projede kullanılacak olan kaynakların nasıl temin edileceği açıklanmalıdır. Tedarik stratejisi ve kaynakları uygun maliyetle temin etme yolları kanıtlanmalıdır. Uygun maliyetli ürün temin etmek için indirimli satın alma anlaşmaları yapıldıysa ve stoktan kullanım sağlanmışsa bunlar da kanıtlanmalıdır.
- Daha önce benzer projelerde maliyetlerin nasıl optimize edildiğinin gösterilmesi referans olarak sunulabilir. Projelerdeki maliyet düşüşlerine dikkat çekerek elde edilen başarılara vurgu yapılabilir. Bu da aşırı düşük teklif savunmasının güvenilirliğini artıracaktır.
- Düşük kar marjını kabul ettiğinizi belirterek savunmanızı hazırlayın. Projenizin düşük kar marjıyla bile sürdürülebilir olduğunu kanıtlayan analizler sunabilirsiniz.
- İş gücü maliyetlerini azaltan otomasyonlar, alternatif hammadde kullanımı, teknolojiden faydalanma gibi seçenekler de düşük maliyetin sebebi olabilir. Eğer bu yöntemlerden faydalanılmışsa aşırı düşük teklif savunmasına eklenmelidir.
- Projenin maliyetlerinin düşük olmasının risklerine karşı nasıl önlemler alındığı açıklanmalıdır. Acil durum planları ve sigorta gibi güvence sağlayan tedbirler varsa bunları risk analizi ve yönetimi şeklinde dosya olarak savunmaya eklemek faydalı olacaktır.
- Aşırı düşük teklif savunması hazırlarken tüm analiz ve hesaplamaların eksiksiz bir şekilde belgelerle desteklenmesi önemlidir. İhale komisyonu teklifinizin düşük olmasının sebeplerine ikna olmak isteyeceğinden savunmanın açık, anlaşılır ve ikna edici olması gerekir.
İhalelerde Aşırı Düşük Teklif Savunması Neden Yapılır?
İhalede aşırı düşük teklif savunması ihale dışı kalmamak için yapılır. İhalede savunma hazırlamak için öncelikle maliyet hesaplamalarının yer aldığı bir dosya oluşturulmalıdır. Aşırı düşük teklif savunması yapacaksanız Mahmut HONCA Danışmanlık sizlere bu konuda rehberlik edecektir.
Aşırı düşük teklif savunmasının geçerliliği ihale komisyonunun teklifin uygunluğunu kabul etmesiyle mümkündür. Bu sebeple tüm teknik ve mali gerekçelerin detaylandırılması zorunludur.
